Software a medida
De Excel a un CRM a medida sin perder contactos
Casi todas las empresas empiezan vendiendo con una hoja de cálculo. Funciona hasta que alguien la pisa, se duplica un cliente o se va el comercial que la entendía. El salto a un CRM se hace por fases y sin perder nada.
01 — En corto
Pasar de Excel a un CRM a medida se hace en cuatro pasos: inventariar las hojas, limpiar duplicados y campos, importar a un CRM con las fases de venta de la empresa y convivir un periodo con la hoja hasta comprobar que no falta nada. En GSL lo desarrollamos desde Málaga con el código a nombre del cliente; un CRM sencillo —contactos, oportunidades, tareas y avisos— cuesta desde 3.000 € y sube según los módulos e integraciones. La migración se comprueba antes de apagar la hoja.
02 — Concepto
¿Cuándo toca dejar Excel para vender?
Cuando hay más de una persona editando la misma hoja, cuando nadie sabe cuál es la versión buena o cuando un contacto se enfría sin que salte ningún aviso. Otra señal: dedicas tiempo cada semana a cruzar a mano la hoja con la facturación o con el correo.
Si vendes a diez clientes al año, quizá la hoja basta. Si captas contactos de la web, de WhatsApp o de ferias, un CRM se paga con los avisos de seguimiento.
03 — Encaje
¿Cómo se migra sin perder contactos?
Uno. Se inventarían todas las hojas, también las que tienen los comerciales por su cuenta. Dos. Se limpian duplicados, teléfonos mal escritos y campos libres que deberían ser listas. Tres. Se importan al CRM con las fases reales de tu venta. Cuatro. Conviven un tiempo: se compara el número de contactos y se revisa una muestra antes de apagar la hoja.
Si algún dato no se puede reconstruir, queda marcado en lugar de inventado, y el consentimiento RGPD se revisa a la vez: es buen momento para ordenarlo.
04 — En detalle
¿Cuánto cuesta y qué conviene que haga el CRM desde el primer día?
Un CRM a medida sencillo cuesta desde 3.000 €, IVA aparte, y sube según lo que se le añada. Desde el primer día conviene que los contactos entren solos —formulario, WhatsApp— y que diga a quién llamar hoy; si hay que teclear lo mismo dos veces, vuelve la hoja.
Después se añaden módulos por fases: ofertas con firma, facturación, cuotas o IA. Más detalle en CRM a medida para pymes.
Qué hacemos
Qué incluye la migración
Inventario de hojas
Qué hojas hay, quién las toca y qué columnas significan algo de verdad.
Limpieza de duplicados
Contactos repetidos unidos y datos normalizados, con registro de lo que se ha tocado.
Convivencia controlada
Un periodo con CRM y hoja a la vez, comparando totales antes de apagar la hoja.
Entradas automáticas
Web, WhatsApp y formularios directos al CRM, para que no vuelva el tecleo.
| Inventario | Todas las hojas y dónde está cada dato |
|---|---|
| Limpieza | Duplicados, formatos y campos normalizados |
| Importación | Con las fases y campos de tu proceso de venta |
| Comprobación | Totales comparados y una muestra revisada |
| Convivencia | Hoja y CRM en paralelo hasta dar el visto bueno |
| Entrega | Código y documentación a tu nombre. CRM sencillo: desde 3.000 € |
Casos
Dónde ya está funcionando
FANSpower
El CRM de nuestra agencia de Málaga reúne en un mismo programa leads con su origen, ofertas con firma, cuotas recurrentes y panel del cliente.
PrevenUP
En el programa de iPrevención el CRM comercial va unido al resto: del contacto captado al contrato firmado y la cuota mensual.
Atrapaclientes
Cada visitante que participa entra como contacto, con su consentimiento, en un CRM con más de 200.000 contactos.
Precio
Qué inversión supone
| CRM a medida sencillo (contactos, oportunidades, tareas y avisos) | desde 3.000 € |
|---|---|
| Módulos e integraciones | según alcance, cerrado antes de empezar |
| Diagnóstico para proyectos grandes (2 semanas) | 3.500 € |
Horquillas orientativas para empresas de entre 10 y 250 empleados, IVA aparte. En México y Ecuador facturamos el equivalente en dólares. El precio cerrado sale del diagnóstico: no cobramos por sorpresa. Ver todas las horquillas →
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre esto
¿Se pierden contactos al pasar de Excel a un CRM?
No debería: se comparan totales y una muestra antes de apagar la hoja. Lo que no se puede reconstruir se marca, no se inventa.
¿Cuánto cuesta un CRM a medida para sustituir mi Excel?
Un CRM sencillo, desde 3.000 €, IVA aparte. Sube según los módulos e integraciones. El precio cerrado se da antes de empezar.
¿Puedo seguir usando la hoja mientras tanto?
Sí. Conviven un periodo acordado y después la hoja queda solo de consulta.
¿Y si mis datos están muy desordenados?
Es lo normal. La limpieza forma parte de la migración y se revisa contigo qué criterios aplicar.
¿Compensa más un CRM de suscripción?
A veces. Si tu venta es estándar y sois pocos, sí; lo calculamos a tres años en el diagnóstico y te lo decimos.
Hablemos
¿Lo vemos con tu caso delante?
Cuéntanos cuántas hojas usáis y cuántos contactos tenéis. Te decimos cómo sería la migración, cuánto costaría y cuánto tardaría.
También puedes escribir directamente a info@gslconsultoria.com o por WhatsApp al 621 199 889.
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